Så identifierar och hanterar du dina stakeholders

Systemutveckling

Stakeholder management, hantera intressenter, är något som ofta förbises i projekt men som kan ha en avgörande roll för hur lyckat projektets leverans blir. Thomas Andersson, produktägare, argumenterar för att det är något som alla projektledare och produktägare (PO) behöver arbeta med löpande.

I grund och botten handlar stakeholder management om att hantera förväntningarna som finns kring projektet, under arbetets gång och vid leverans. Utöver förväntningarna handlar det även om att minimera negativa influenser och istället jobba för att få ambassadörer för projektet. Nedan hittar du Thomas bästa tips för att lyckas när du kliver in i rollen som PO i ett projekt.

1. Identifiera dina intressenter

Gör en lista på alla personer som du interagerar med i ditt arbete och alla som kan tänkas komma att påverkas av projektet. Ta hjälp av fler personer i projektet och i organisationen för att identifiera vilka intressenter som finns. Tänk utanför dina närmaste kontakter, det kanske finns intressenter som arbetar från ett annat kontor eller i andra närliggande team? Vilka påverkas indirekt av ert projekt? Någon som visar litet intresse initialt kanske är den viktigaste personen att ha med dig som ambassadör i ett senare skede av projektet.

2. Skapa kontakt

Se till att alla intressenter vet vem du är, vad ditt uppdrag är och ta reda på vad deras förväntan på projektet är. Du får som bekant bara en chans att skapa ett bra första intryck, så se till att vara förberedd och visa dig från din bästa sida.

3. Prioritera intressenter

Rita ett enkelt rutnät likt bilden ovan och placera de olika intressenterna i rutorna. Låt det vara ett levande dokument, personer kan byta plats beroende på var i projektet ni befinner er, intressenter kan försvinna och nya kan tillkomma. Du har också möjlighet att förändra var personer befinner sig genom ditt arbete. Försök engagera personer med litet intresse, säg till din beställare om du tycker att någon borde ha mer mandat eller om du ser att någon annan förändring är nödvändig.

När du prioriterar dina stakeholders kan du utgå från dessa frågor:

• Hur kommer intressenten påverkas av ditt arbete?

• Vilken förståelse har intressenten för denna typ av projekt?

• Vilka förväntningar finns och hur kan du uppfylla dessa?

• Vad eller vem är det som påverkar din intressents syn på projektet?

• Vem är bäst lämpad att hantera denna intressent? Du eller någon annan i projektet?

4. Gör en kommunikationsplan

Kommunikation är nyckeln i ditt stakeholder management. Det kan till exempel vara ett vecko-mail som går ut till alla, äta lunch regelbundet med de som visar högt intresse men saknar stort inflytande, boka löpande avstämningar med dina viktigaste intressenter och bjuda in till styrgruppsmöten för alla med stort inflytande. Jobba på att bygga bra relationer dina viktigaste stakeholders så kommer arbetet flyta på lite smidigare.

Var observant på personer som försöker påverka utan att ha mandat i projektet. När beställningen inte matchar dessa personers önskemål måste du vara trygg i vad som ska levereras och kunna förklara för dem varför du prioriterar som du gör. Deras engagemang kan vara till stor nytta i projektet och lyckas du få med dem på tåget har du säkrat ambassadörer för projektet.

5. Be om feedback

Fråga löpande hur dina intressenter tycker att kommunikationen fungerar, våga be om feedback efter en presentation eller be om tips för att nå fram till en person som inte visar intresse för projektet.

Skrivet av: